De la commande à la vente et inventaire d'un produit, Manager-Suite procède à la comptabilisation et à la mise à jour de toutes les écritures par étapes du processus, de tous comptes impliqués, et de tous les stocks pour l'établissement géré.
En général on distinguera entre autres quatrres principaux process:
Le schémas suivant illustre les liens entre les différents modules du progiciel.
Comme vous pouvez le remarquer, le progiciel peut gérer un nombre illimité de caisses, de fournisseurs, de clients et de serveurs. La comptabilité reste unique pour toutes ces entités, pareil pour le dépôt qu'on appellera ici dépôt principal. On verra par la suite que chaque caisse peut avoir son propre dépôt dédié à son fonctionnement, qui sera régulièrement fourni par le dépôt principal unique.
1. Le processus de passassion des commandes
On va distiguer plusieurs types de commandes:
1.a. Le processus de passation de commandes dépôts
étape1: édition et expédition des commandes
l'opérateur du dépôt principal contrôle en permanence les stocks de ses différents produits et reçoit des alertes lorsque la quantité de ceux-ci est inférieure au seuil prédéfini.
les commandes de ravitaillement sont ainsi saisies dans un premier temps par l'opérateur du dépôt puis enregistrées en mémoire. Celles-ci y resteront jusqu'à leur validation et expédition à la comptabilité. Ces opérations de validation et d'expédition sont également effectuées par l'opérateur du dépôt. A noter que toutes les commandes peuvent être annulées par celui-ci tant qu'elles ne sont pas expédiées à la comptabilité.
étape2: Analyse des commandes et édition/expédition des bons de commandes
l'opérteur comptable effectue les analyses des commandes dépôts reçues.
Selon les disponibilités budgétaires, il procède à leur comptabilisation, mise en attente ou annulation.
En cas de comptabilisation, les bons de commandes sont générés de manière automatique et imprimables pour signature et expédition aux différents fournisseurs concernés. A noter qu'il n'y a qu'un seul fournisseur par bon de commande.
Les écritures comptables consécutives sont également générées. L'émission d'un bon de commande correspond au débit du compte de variation des stocks par le crédit du compte fournisseur concerné.
Les soldes des différents comptes de stock et fournisseurs sont automatiquement mis à jour après chaque comptabilisation de commande.
1.b. Le processus de passation de commandes boutiques
étape1: édition et expédition des commandes
l'opérateur de la caisse contrôle en permanence les stocks de ses différents produits et reçoit des alertes lorsque la quantité de ceux-ci est inférieure au seuil prédéfini.
les commandes de ravitaillement sont ainsi saisies dans un premier temps par l'opérateur de la caisse puis enregistrées en mémoire. Celles-ci y resteront jusqu'à leur validation et expédition à la comptabilité. Ces opérations de validation et d'expédition sont également effectuées par l'opérateur de la caisse. A noter que toutes les commandes peuvent être annulées par celui-ci tant qu'elles ne sont pas expédiées à la comptabilité.
Les commandes transmises à la comptabilité sont accompagnées d'un bordereau de transmission imprimé et signé par l'opérateur de caisse.
étape2: Analyse des commandes et transmission au dépôt
l'opérteur comptable effectue les analyses des commandes dépôts reçues.
Il procède ensuite à leur comptabilisation, mise en attente ou annulation dans le système.
En cas de comptabilisation, les bordereaux transmis par l'opérateur de la caisse sont signés par le comptable et transmis avec décharge à l'opérateur du dépôt principal.
aucune écriture comptable n'ést générée à ce niveau.
1.c. Le processus de passation de commandes services
les commandes services sont celles émisent par les clients de l'établissement
L'opérateur service, ayant à travers sa tablette une vue sur le stock de tous les produit, prend les commandes auprès des clients pour une caisse (ou boutique) bien précise, puis les enregistre en mémoire pour validation ultérieure.
Une fois validées, les commandantes sont transmises à la caisse concernée pour facturation et livraison.
2. le processus d'ajustement de commande (livraison)
On va également distinguer plusieurs types d'ajustement selon le type de commande.
2.a. Processus d'ajustement des commandes dépôt
Le fournisseur livre la marchandise et transmet bordereau de livraison à l'opérateur comptable qui le vise.
les produits livrés ainsi qu'une copie du bordereau de livraison sont transmis à l'opérateur du dépôt principal qui éffectue le pointage sur le système (ajustement)
l'opérateur du dépôt principal va ce fait créer dans le système une ligne de livraison, en renseignant pour chaque porduit livré:
chaque livraison ainsi saisie sera enregistrée en mémoire en attente de validation et de comptabilisation.
Un nouveau borderau de livraison dépôt est automatiquement imprimé après la saisie, puis signé par l'opérateur du dépôt, qui aura la charge de le transmettre à nouveau au comptable.
L'opérateur comptable, sur la base des différents bordereaux en sa possession et des données effectives sur le système procède ou non à la comptabilisation de la livraison.
En cas de comptabilisation, les écritures comptables sont automatiquement générées. La comptabilisation d'une livraison dépôt correspond au débit du compte fournisseur par le crédit du compte de stock dépôt et le crédit du compte de contrepartie bénéfice.
Il s'en suit la mise à jour automatique des stocks.